【職場改善】終わらない仕事量の適正化方法【具体例あり】

こんにちは、たろーです。

今回は【働きやすい職場への改善】をテーマに書いていきます。

ブラック企業でない会社でも職場によっては過酷か環境で働いている人も多いはず、
どう考えても仕事量が多すぎる、人が少なすぎる

そんな職場を改善したいと思っている方、
とくに管理職や上司にあたる人とって有意義な内容です。

ちなみにこの記事を読むと下記の内容がわかります。

ではさっそく解説です。

終わらない仕事量の適正化方法【具体例あり】

当たり前ですが、働きすぎると過労死します。

そこまでいかないにしても、毎日残業や激務だと身体を壊しますし
精神的にも疲れて心がすり減ります。

そのような職場は、人が急に辞めたり、モメ事が起きたりと環境がよくありません。
結果的にパフォーマンスが下がり悪循環です。

そんな職場では頑張りたいと思わないですし、
そこの中間管理職をしてる人はきっと大変でしょうね。

今回の記事では、そんな職場にメスをいれて改革を起こす方法です。

その行動には今の仕事にプラスアルファの行動が必要なので、
労力がかかり疲れも2倍になるでしょう。

ただ、３か月後半年後にはきっと改善が見込めるので頑張ってほしいところです。
もし余分に人が避けるなら、そちらに専念することをお勧めします。

解決策は4つ

仕事量の適正化についての解決方法は単純に4つだけです。

詳しく解説していきます。難しい部分もあるかもしれませんが直接的な解決案です。

仕事減らす

はい、いきなりですが、
仕事量が多くて終わらないなら減らしましょう。

ただ「よし減らすか」って減らせるなら、
そもそもそんな状態になってないって怒られるかもしれませんが、

結論、減らすっていう選択肢が必要な場合もあります。
そして減らすために必要な行動についても後々解説していきます。

とにかく仕事量が多いなら「適正量に減らす」を第一に考えましょう。

人材を増やす

仕事量に対して、対応する人が少なければ当然不可が上がります。
なので単純に考えれば「人材を増やす」のも有効的な手段です。

会社側としては「人件費」を出来るだけ抑えたいのが本心ですが、
それで人が潰れては会社も損です。

人材を増やすためにはどうしたらいいのか？
こちらも具体的な方法を解説します。

効率化する

人の力で行っている業務を「システム」や「ツール」化する。

パソコンを使う仕事だと特に効果を発揮します。
パソコンを使わない仕事でも、仕事内容を見直すことで効率化は可能です。

詳しい手順は後々解説します。

仕事の手順を変える

「効率化」に似ていますが、
そもそも従来の仕事方法からダラッと手順を変えてしまいます。

完全に仕事の手順を変えるのは難しい場合もありますが、
そもそも仕事が追い付かないなら手順を変えるのも有効です。

具体例①仕事の棚卸

解決方法4つ紹介しましたが、具体的な手順について解説です。
まずは、仕事内容を1つづつ棚卸します。

一覧の業務のなかで工程があると思います。

その一つ一つの工程をピックアップし棚卸します。

こうすることで、今まで見えていなかった仕事量を定量化し
見える化することで、ホントは必要だった工数を探ることが出来ます。

具体例②無理無駄を洗い出い

棚卸した仕事の一覧を確認しましょう。

そうすると、明らかに「人材的」「工数的」無理や無駄が見つかります。
その無理無駄をピックアップします。

ここでピックアップした仕事は必ずメスを入れる必要があるので、
課題だと認識しておきましょう。

具体例③必要工数を計算

①で棚卸した仕事内容を一つ一つを確認して、

必要な工数を計算します。

「どれくらいの人員が必要か？」
「どれくらい時間が必要か？」
「どれくらいの技術が必要か？」

次に、現在その業務にあたっている人員の工数を計算します。
そうすると足りない工数分を定量的に出すこと出来ます。

具体例④不足工数を申請

会社側は「めちゃ忙しいから人増やして」とか「仕事減らして」とかいっても
まともに取り合ってくれません。

③で出したデータをもとに定量的に

「この仕事はこれくらい工数がかかり」
「現在はこの人数で行っているから忙しい」

といった方法で交渉します。

これでも対応されない場合は、労働組合がある会社はそこへ
無い場合は、労働基準局に相談しつつも転職検討をおすすめします。

今年のGWだったか、どこかの高速サービスエリアの店員さんが全員
ボイコットしてましたね。

具体例⑤タスクの分散

仕事の棚卸、工数を計算したら「仕事の量を分散します」

というか人によって出来る量が違うと思うので、
適正な仕事量になるようにタスクの分散をしましょう。

仕事が出来る人にタスクが集中しやすいので、
おなじ給料で働いているなら不公平になります。

仕事が出来る人ほど、退職独立や違う会社へ転職する理由もここにあります。

棚卸と定量的な工数を出すことで、タスクの分散も「なんとなく」ではなく
正確に行うことができ、実際に働く人たちにも明確に説明が出来ます。

具体例⑥新人の教育

④で申請した人材が増えたら、教育が必要です。

どの業界にも新人教育のノウハウやマニュアル、OJTがあるともいます。
ただいつもと同じように教育する以外にも、下記の点を意識してみてください。

・長く働いてもらう為に出来ることを考える
・働きやすい環境にする
・現在働いている人にも協力を要請する

新人教育は、一部の人間だけが責任をもって指導する風潮が強く思います。
それだと意味がありません。

まずは、現在働いている人を尊重しつつ、
教育中の負担や新人のミスに理解を持ってもらうこと

そして新人にも仕事の方針を最初から伝えて、
独り立ちしたあとに齟齬が起きないようにフォローが必要です。

具体例⑦準備を整える

ここまでで「①仕事の棚卸」「④不足工数の申請」「⑤タスクの分散」で
確実に実行できれば、仕事量は正常化出来ていると思います。

働きやすい環境が出来上がったら、最後の仕上げとして
もっと働きやすい環境にするためにを考えていきましょう。

①～⑥はあくまで、異常だった数値を正常に戻しただけです。
余裕が出来た状態でさらに職場改善に向けた行動をする。

その結果、こうなります。

①「もっと働きやすい職場になる」
↓
②「仕事の能率や業績があがる」
↓
③「会社の利益が増える」
↓
④「働いている人の給料が増える」
↓
⑤「さらに仕事を頑張るようになる」
↓
⑥「②へ繋がる」

プラスのループが始まります。実際にここまで単純ではないかもしれませんが、
今現状よりも間違いなく良くなります。

最後に

いかがでしたでしょうか。

働きやすい職場改善をテーマに解決策は4つに、具体例を7つ解説しました。
この手順を踏めば、現状を把握でき問題へのアクションが見えてきます。

働く環境は、整えてもらうのが当たり前と思わず、
自分たちで整えることが大事です。

参考になれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました！たろーでした。